Informativa privacy per la selezione del personale
ex art. del 13 Regolamento UE 2016/679 (“Informativa”)
COD. Revisione: v.4 – 12/03/2024
Titolare del trattamento
La informiamo che, ai sensi del Regolamento UE 2016/679 (di seguito “Regolamento”), i suoi dati personali saranno trattati da Diennea S.r.l. in qualità di titolare del trattamento (di seguito “Diennea” o il “Titolare”), che ha nominato un responsabile per la protezione dei dati (di seguito “Data Protection Officer” o “DPO”) raggiungibile all’indirizzo: dpo@diennea.com.
La presente Informativa è resa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento nei confronti di soggetti interessati che si candidando per l’assunzione presso Diennea.
Tipi di dati personali oggetto del trattamento
I dati personali che vengono da lei forniti tramite la consegna del suo curriculum o successivamente sono dati che rientrano nella definizione di cui all’art. 4(1) del Regolamento (tra cui rientrano, a titolo esemplificativo e non esaustivo, nome, cognome, il numero di telefono, l’indirizzo e-mail). Il Titolare potrebbe raccogliere speciali categorie di dati personali di cui all’art.9 del Regolamento, quali ad esempio dati idonei a rilevare l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, l’appartenenza sindacale, dati relativa alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona ove da lei conferiti nel CV ovvero nel corso del processo di selezione. Di seguito tali dati sono definiti complessivamente come “Dati Personali”.
L’invio facoltativo, esplicito e volontario di documenti, curriculum o informazioni, anche attraverso la compilazione di questionari, comporta la successiva acquisizione di Dati Personali da parte del Titolare. È altresì possibile il verificarsi un trattamento dei Dati Personali di terzi soggetti (ad esempio, nel caso in cui condivida lettere di referenza). Rispetto a tali ipotesi, lei si pone come autonomo titolare del trattamento, assumendosi tutti gli obblighi e le responsabilità di legge. In tal senso, lei conferisce sul punto la più ampia manleva rispetto ad ogni contestazione, pretesa, richiesta di risarcimento del danno da trattamento, ecc. che dovesse pervenire a Diennea da terzi soggetti i cui Dati Personali siano stati trattati attraverso il suo invio spontaneo in violazione delle norme sulla tutela dei Dati Personali applicabili. In ogni caso, qualora lei fornisca o in altro modo tratti Dati Personali di terzi, garantisce fin da ora – assumendosene ogni connessa responsabilità – che tale particolare ipotesi di trattamento si fonda su un’idonea base giuridica ai sensi dell’art. 6 del Regolamento che legittima il trattamento delle informazioni in questione.
Finalità, base giuridica e natura del conferimento
I suoi Dati Personali saranno trattati, con metodologie automatizzate e non, per le seguenti finalità:
a) analizzare il suo CV, valutare la coerenza del suo profilo rispetto alle posizioni lavorative aperte presso Diennea e in generale per la gestione delle procedure di selezione del personale e contattarla al fine di programmare colloqui che si rendano necessari, utilizzando i dati di contatto da lei forniti (di seguito “Gestione delle candidature”).
La base giuridica del trattamento per la finalità di Gestione delle candidature è l’art. 6(1)(b) del Regolamento in quanto necessario per valutare il suo CV e avviare il processo di selezione, come pure l’art. 111-bis del Codice Privacy, secondo il quale nei casi di ricezione di curricula spontaneamente trasmessi dagli interessati il consenso non è dovuto. Il conferimento dei suoi Dati Personali è facoltativo, ma l’eventuale mancato conferimento comporterebbe l’impossibilità per Diennea di valutare il suo profilo o di poter programmare colloqui. L’eventuale trattamento di speciali categorie di dati personali (come, ad esempio, i dati inerenti la sua salute, le opinioni politiche) avviene ai sensi dell’art. 9(2)(a) del Regolamento, pertanto previo suo esplicito consenso e in conformità delle autorizzazioni pro tempore vigenti in materia di protezione dei dati personali. A tal proposito, se non strettamente necessario le chiediamo di non fornire tale tipo di informazioni. In caso contrario, qualora lei decidesse di fornirle, le viene richiesto di rilasciare un apposito consenso in ottemperanza alla vigente normativa in materia di protezione dei dati personali. In mancanza del rilascio da parte sua del consenso a Diennea al trattamento di speciali categorie di dati personali a lei riferiti, i suoi Dati Personali verranno trattati nei limiti ammessi dall’autorizzazione pro tempore vigente del Garante per la protezione dei dati personali.
b) migliorare i processi di selezione di Diennea e la propria efficienza organizzativa attraverso la conservazione del suo CV, in modo che Diennea possa ricontattare in futuro candidati non colloquiati come pure candidati che abbiano sostenuto un colloquio con giudizio positivo ma non seguito da assunzione e così valutare il suo CV anche in futuro (di seguito “Ottimizzare il processo di selezione”).
Il trattamento dei Dati Personali successivo al termine della selezione, e in ogni caso per un periodo non superiore ai 12 mesi dalla ricezione della candidatura per la finalità di Ottimizzare il processo di selezione, trova la propria base giuridica nel legittimo interesse del Titolare (articolo 6(1)(f) del Regolamento) a considerare il suo profilo per ulteriori posizioni lavorative aperte compatibili con il suo CV, al fine di garantire l’efficienza organizzativa del Titolare e l’ottimizzazione dell’attività svolta dall’ufficio di gestione delle risorse umane. Il conferimento dei suoi Dati Personali per questa finalità è facoltativo, ma in mancanza il Titolare potrebbe trovarsi nell’impossibilità di valutare il suo CV, contattarla per un colloquio o valutare il CV per posizioni lavorative future.
c) per adempiere ad eventuali obblighi di legge a cui siamo soggetti (“Compliance”).
Il trattamento dei Dati Personali per finalità di Compliance rappresenta un trattamento legittimo di Dati Personali ai sensi dell’art. 6(1)(c) del Regolamento.
Destinatari e trasferimento dei Dati Personali
I suoi Dati Personali potranno essere condivisi con:
• soggetti che agiscono tipicamente in qualità di responsabili del trattamento (ad esempio hosting provider in caso di archiviazione elettronica del suo CV);
• persone autorizzate da Diennea al trattamento di dati personali che si sono impegnate alla riservatezza o abbiano un adeguato obbligo legale di riservatezza (ad esempio l’ufficio risorse umane di Diennea, il personale che partecipa alle attività di selezione, ai colloqui, ecc.);
• forze dell’ordine o qualsiasi altra autorità le cui richieste sono per noi vincolanti: è il caso, ad esempio, di quando dobbiamo ottemperare a un provvedimento giudiziario o a una legge.
Il Titolare non trasferisce i suoi Dati Personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo.
Conservazione dei Dati Personali
I suoi Dati Personali saranno conservati per tutto il processo di selezione per la finalità di Gestione delle candidature di cui alla lettera a) che precede.
I suoi Dati Personali potranno, invece, essere conservati per il periodo massimo di 12 mesi dal loro conferimento per Ottimizzare il processo di selezione. Il Titolare si riserva la possibilità di conservare per ulteriori 12 mesi i CV ritenuti compatibili con posizioni lavorative attuali o future, inviando una richiesta di aggiornamento dei dati personali contenuti nel CV all’interessato per verificare la volontà del medesimo a che il proprio CV sia mantenuto nei sistemi del Titolare per un periodo più esteso: in assenza di riscontro a tale comunicazione e alla scadenza del 12° mese il CV viene cancellato; in caso di riscontro positivo, invece, i dati personali dell’interessato verranno conservati per ulteriori 12 mesi e successivamente cancellati .
I Dati Personali trattati per finalità di Compliance e ottemperare agli obblighi legali cui siamo soggetti saranno conservati fino al tempo previsto da tali normative.
Qualora la sua domanda di impiego fosse accettata, i Dati Personali che la riguardano saranno archiviati e trattati da Diennea in base all’informativa privacy predisposta per i lavoratori dipendenti.
I suoi diritti
Lei ha il diritto di chiedere al Titolare, in qualunque momento, l’accesso ai suoi Dati Personali, la rettifica o la cancellazione degli stessi o di opporsi al loro trattamento, ha diritto di richiedere la limitazione del trattamento nei casi previsti dall’art. 18 del Regolamento, nonché di ottenere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati che la riguardano, nei casi previsti dall’art. 20 del Regolamento, come pure di revocare il suo consenso.
Le richieste di cui sopra vanno rivolte per iscritto all’indirizzo mail privacy@diennea.com, o all’indirizzo fisico di Diennea: Viale G. Marconi 30/14, Faenza (48018 – RA).
In ogni caso ha sempre diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo competente (Garante per la Protezione dei Dati Personali), ai sensi dell’art. 77 del Regolamento, qualora ritenga che il trattamento dei suoi Dati Personali sia contrario alla normativa in vigore.